Cobro administrativo vs judicial: ¿cuándo usar cada uno?

Uno de los mayores retos de las empresas costarricenses es decidir qué estrategia de cobro aplicar cuando un cliente deja de pagar. ¿Conviene iniciar con gestiones administrativas o escalar directamente a la vía judicial?
En este artículo te explicamos ambas opciones, sus ventajas, limitaciones y cómo definir la mejor ruta para recuperar tu cartera vencida.

¿Qué es el cobro administrativo?

Se trata de todas aquellas acciones previas a la demanda judicial, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de WhatsApp o cartas de recordatorio.
Su objetivo es negociar directamente con el deudor y lograr un acuerdo voluntario de pago.

Ejemplo de secuencia administrativa:

• 3 días antes del vencimiento (D-3): recordatorio amistoso.

• 1 día después del vencimiento (D+1): primer aviso de atraso.

• 7 días después (D+7): recordatorio formal con opciones de arreglo.

• 15 días después (D+15): aviso final previo a escalamiento judicial.

¿Qué es el cobro judicial?

Es el proceso legal que inicia cuando las gestiones administrativas no dieron resultado.
Implica presentar la demanda en los tribunales, donde un juez puede ordenar medidas como:

• Embargo de salario.

• Congelamiento de cuentas bancarias.

• Anotaciones en bienes muebles o inmuebles.

El cobro judicial ofrece mayor fuerza legal, pero también requiere más tiempo y costos.

Ejemplo práctico

Una empresa de servicios de internet tenía un cliente con tres facturas pendientes.

• Durante 15 días aplicó gestiones administrativas con recordatorios progresivos.

• Como no hubo respuesta, envió una carta notarial advirtiendo que pasaría a la vía judicial.

• A los 20 días el cliente se comunicó para firmar un arreglo de pago, evitando así los costos judiciales.

Este caso demuestra cómo el cobro administrativo puede ser suficiente si se maneja de forma clara y firme.

Errores comunes

• Esperar demasiado: dejar pasar meses sin acciones concretas.

• Mensajes ambiguos: no dejar claro al deudor las consecuencias del incumplimiento.

• Escalar demasiado rápido: pasar a lo judicial sin agotar las vías administrativas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo debo esperar antes de pasar de lo administrativo a lo judicial?
Generalmente entre 15 y 30 días de gestiones administrativas sin éxito es un rango razonable.

¿Qué documentos necesito para iniciar un cobro judicial?
Letra de cambio, contrato, facturas o cualquier documento que respalde la deuda.

Conclusión

El cobro administrativo es siempre el primer paso recomendado, pues permite recuperar sin costos judiciales. No obstante, cuando el deudor no responde, el cobro judicial se vuelve necesario para proteger los intereses de la empresa.